Valtuustoaloite: Pöytäkirjaviestinnästä kohti julkisuusmyönteistä kuntaa

Yksi kuntaviestinnän perustehtävistä on päätöksistä tiedottaminen. Sopimalla yhteiset, julkisuusmyönteiset pelisäännöt, voimme varmistaa kaikkien sidosryhmien, kuten kunnan henkilöstön, toimituksellisen median, luottamushenkilöiden sekä kuntalaisten tasapuolisen kohtelun päätösviestinnässä.

Kunnassa vallitseva käytäntö on, että tehdyistä päätöksistä ei saisi puhua, ennen kuin tarkastettu pöytäkirja on julkinen. Viranhaltijat päättävät itsenäisesti mitä ja milloin tiedotusvälineille kerrotaan päätöksistä. Tämä tarkoittaa, että päätösten käsittely julkisuudessa, asioiden taustoittaminen ja ylipäätään kaikki julkinen poliittinen keskustelu päätöksistä on mahdotonta ennen pöytäkirjan julkaisua. Käytäntö ei palvele mediaa eikä sovellu nykyaikaan.

Vastaavasti valmistelussa olevien asioiden suhteen toimintamallit ovat epäselviä. Usein merkittävää julkista mielenkiintoa herättävät selvitykset, raportit ja analyysit tulevat julkisiksi vasta kokousten esityslistaliitteinä, jos silloinkaan. Tiedotusvälineistä saa välillä lukea haastatteluja ja artikkeleita merkittävistä asioista, joiden taustoja ei ole päätöksentekijöillekään jaettu. Miten luottamushenkilöt voivat ottaa osaa julkiseen keskusteluun, kun asiaan liittyviä selvityksiä ei ole annettu tiedoksi? Rakentava keskustelu edellyttää tiedollista tasa-arvoa.

Esitämme kehittämisen ensimmäiseksi askeleeksi päätösviestinnän kehittämistä. Kunnan kaikissa toimielimissä sekä merkittävissä viranhaltijapäätöksissä, joihin voi olettaa kohdistuvan julkista mielenkiintoa, tulee ryhtyä noudattamaan julkisuusmyönteistä toimintamallia. Se voi olla esimerkiksi seuraavanlainen:

  1. Välittömästi kokouksen jälkeen pöytäkirjaluonnos jaetaan tiedoksi sidosryhmille:
    1. henkilöstö, toimituksellinen media, luottamushenkilöt, muut tunnistetut intressiryhmät sekä kunnan digitaalisen viestinnän kanavat.
  2. Toimitukselliselle medialle annetaan julkaisun yhteydessä toimielimen esittelijän yhteystiedot sekä mihin aikaan hän on käytettävissä median tiedusteluihin.
    1. Yksi malli voisi olla, että ennen toimielimen kokousta kunta lähetää Teams -kutsut toimitukselliselle medialle. Kokouksen päätyttyä esittelijä voi vastata Teamsin kautta yhteisesti median kysymyksiin. Näin säästyy aikaa ja varmistetaan, että jokainen media on tiedonsaannin suhteen tasavertaisessa asemassa.

Toimintamallia suunniteltaessa on syytä huomioida eri sidosryhmien tarpeet ja soveltuvat viestintäkanavat sekä toimituksellisen median tarpeet esimerkiksi aikatauluihin liittyen. 

Kuntaliitto kannustaa julkaisussaan “Kuntaviestinnän opas” tiedottamaan päätöksistä heti. Tässä muutama ote oppaasta:

“Kerro päätöksistä heti

Päätösviestintä on osa päätöksenteon prosessia. Tiedotusvälineitä kiinnostavista päätöksistä on syytä kertoa heti päätöksenteon jälkeen, vaikka pöytäkirjat valmistuvat ja tarkastetaan myöhemmin. Päätökset voidaan päivittää kokouksessa suoraan asianhallintajärjestelmään ja julkaista internetissä, kunhan verkkosivuilla käy ilmi, että kyse on vielä tarkastamattomasta pöytäkirjasta.”

“Siihen saakka, kunnes asia on ratkaistu lopullisesti päättävässä elimessä, keskustelu siitä on avointa ja toivottavaa mahdollisimman laajan näkemyksen muodostamiseksi. Esimerkiksi yhden lautakunnan näkökulma budjettikysymykseen voi olla erilainen kuin kunnan kokonaisbudjetista vastaavan valtuuston näkemys. Poliittiset painotukset ja muut intressit vaikuttavat mielipiteisiin, ja niille tulee antaa tilaa. “

Tammelassa 31.5.2021

Meidän Tammela valtuustoryhmä sekä valtuutetut Minna Nissilä, Tuomo Tuovinen ja Eero Pura


Liitteet

Liite 1: Toimitukselliselle medialle sähköpostissa lähetetty kysely “Tammelan kunnan päätöstiedottaminen medialle”

Liite 2: Saadut vastaukset liitteen 1 mukaiseen kyselyyn.


Lähteet

Kuntaliitto. “Kuntaviestinnän opas.” 2016, https://www.kuntaliitto.fi/sites/default/files/media/file/viestintaopas_ebook.pdf.


Liite 1: Toimitukselliselle medialle lähetetty kysely “Tammelan kunnan päätöstiedottaminen medialle”

Hei,

Kysyisin teiltä mielipiteitä siitä, miten Tammelan päätösviestintä median näkökulmasta toimii? 

Onko tiedottaminen johdonmukaista ja aikataulutettua? Tuleeko teille automaattisesti tiedote päätöksistä välittömästi toimielimen kokouksen jälkeen esimerkiksi tarkastamattoman pöytäkirjan muodossa?

 Kuntaliitto suosittelee viestintäoppaassaan, että päätöksistä tiedotetaan heti kokouksen jälkeen. Tammelahan ei tällä hetkellä omissa viestintäkanavissaan käytännössä tiedota päätöksistä muuta kuin lakisääteisen minimin (pöytäkirjat netissä). Toisaalta esim. Forssan lehdessä on aina välillä heti kokousta seuraavana päivänä juttua päätöksistä.

Onko teillä parannusehdotuksia sen suhteen, miten kunta voisi palvella paremmin tiedotusvälineitä päätöstiedottamisessa?


Liite 2: Saadut vastaukset liitteen 1 mukaiseen kyselyyn.

Toimittaja X

“Osuitpa kysymykselläsi naulan kantaan! Tammelan kohdalla päätöstiedottaminen ei toimi. Syytä en tiedä, mutta osaan sitä kuitenkin verrata muihin Kanta-Hämeen kuntiin, joista päätökset saadaan nopeasti. Useimmiten heti kokouksen jälkeen. Kunnat ovat noudattaneet pyyntöjämme kiitettävästi, ainakin suurimmaksi osaksi.

Todella hienoa, että otit asian puheeksi. Meillä XXXX kun toivomuksena on, että saisimme päätökset todella kokousten jälkeen. Usein kokoukset ovat iltaisin, joten näin voimme uutisoida asioista heti seuraavana aamuna.”

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *